A kereskedelmi leltárhiányok csökkentése hatékony veszteségmegelőzéssel

A kereskedelmi leltárhiányok csökkentése hatékony veszteségmegelőzéssel

A kereskedelmi vállalkozások számára az egyik legnagyobb kihívást a leltárhiányok kezelése jelenti. Ezek a hiányok számos forrásból származhatnak, például lopás, adminisztrációs hibák vagy selejtezések, és komoly anyagi károkat okozhatnak. Egy jól működő veszteségmegelőzési stratégia azonban jelentősen csökkentheti ezeket a károkat, és hosszú távon is hozzájárulhat a vállalkozás pénzügyi eredményességéhez.

A leltárhiányok elleni küzdelem kihívásai

Sok cég számára a leltárhiányok csökkentése érdekében tett intézkedések sokszor nem hozzák az elvárt mértékű javulást. Tipikus helyzet, hogy a veszteségmegelőzésre rengeteg pénzt fordítanak – legyen szó vagyonőrökről, kamerarendszerekről, áruvédelmi eszközökről vagy akár saját dolgozók képzéséről –, de a leltárhiányok nem csökkennek olyan mértékben, mint amit a ráfordított erőforrások indokolnának (sőt szükségessé tennének, hogy közgazdaságtanilag is megérje a ráfordítás).

Ezekben az esetekben nemcsak a leltárhiány okozta veszteség jelent problémát, hanem az is, hogy a veszteségmegelőzési erőforrásokat nem kellő hatékonysággal használják fel. Ezért kiemelten fontos, hogy a vállalatok olyan átgondolt és stratégiai alapokon nyugvó veszteségmegelőzési programot alakítsanak ki, amely következetesen alkalmazva hosszú távon is fenntartható eredményeket biztosít.

Nézzük mik azok a lépések, amik elengedhetetlenül szükségesek egy eredményes veszteségmegelőzési program kialakításához.

1. Határozd meg a stratégiai célokat

Az első lépés a veszteségmegelőzési stratégia kialakításában a célok pontos meghatározása. Fontos, hogy ezek a célok ne legyenek általánosak, hanem az aktuális helyzethez és az üzleti célokhoz igazodjanak. Például, ha a vállalatnál a lopás jelentős mértékű problémát okoz, akkor a veszteségmegelőzés elsődleges célja ennek csökkentése kell, hogy legyen.

A stratégiai célok meghatározásakor figyelembe kell venni a vállalat jelenlegi leltárciklusait, a forgalmat, az árukészlet összetételét, valamint a korábbi veszteségadatokat. Minél pontosabb és reálisabb célokat tűzünk ki, annál könnyebben lesz mérhető a veszteségmegelőzési program eredményessége.

2. Állítsd össze a szükséges intézkedési csomagot

A célok meghatározása után elengedhetetlen egy részletes terv kidolgozása.

  • Mérési rendszer kialakítása: Határozzuk meg, hogy milyen mutatók alapján mérjük a leltárhiányokat és a veszteségmegelőzés hatékonyságát. Ezek lehetnek például a leltárhiány százalékos aránya, az áruvédelmi eszközök megtérülési mutatói vagy az alkalmazottak képzésének hatékonysága. Nagyon fontos, hogy ne essünk abba a hibába, hogy összeállítunk egy KPI rendszert, ami nem fogja mérni a vagyonvédelem eredményességét. Az, hogy ki vannak-e töltve a nyomtatványok, az őr ellenőrizte-e az áruvédelmi kapuk működőképességét vagy a vagyonőr munkára alkalmas állapotban és tiszta ruhában van-e az nem csökkenti a veszteségeket. Ezek fontos, alapvető dolgok, de ha mindez megvalósul, még mindig nem leszünk közelebb a kitűzött célokhoz.
  • Fókuszterületek kiválasztása: Azonosítsuk azokat a területeket, ahol a legnagyobb a hatást tudjuk az erőforrásainkkal elérni. Ez a fókuszterület nagyon sokféle módon értelmezhető. Lehet itt egyes kiemelt áruházakra fókuszálni, vagy bizonyos kurrens termékkörökre, vagy akár egyes, a veszteségek szempontjából fontos folyamatokra (pl. kasszázás, vagy a beérkező áru átvétele). A lényeg, hogy a fókuszterületeket úgy érdemes megválasztani, hogy ott kiemelkedő megtérüléssel tudjuk elkölteni a vagyonvédelmi költségvetésünket.
  • Akcióterv és feladatlisták összeállítása: Minden területre dolgozzunk ki konkrét intézkedéseket, amelyek a veszteség csökkentésére irányulnak. Ez lehet például a dolgozók képzése, a vagyonvédelmi rendszer fejlesztése vagy az adminisztratív folyamatok átdolgozása, ez lesz az akciótervünk. Az akciótervet pedig tovább érdemes bontani konkrét feladatlistákra (amiket mondjuk a vagyonőröknek, a bolti dolgozóknak, vagy az áruházvezetőnek kell végrehajtania).

3. Ültesd át a gyakorlatba és finomhangolj folyamatosan

A legjobb stratégia és a legátfogóbb intézkedési terv sem ér semmit, ha a gyakorlatban nem kerül megvalósításra. Fontos, hogy az intézkedéseket lépésről lépésre, a tervezett ütemben hajtsuk végre, és folyamatosan ellenőrizzük az eredményeket.

A gyakorlatba ültetés során kiemelten figyeljünk arra, hogy a méréseket rendszeresen elvégezzük, és az eredmények alapján finomhangoljuk a folyamatot. A veszteségmegelőzési program nem egy statikus rendszer, annak folyamatosan fejlődnie és alkalmazkodnia kell az aktuális körülményekhez igazodva.

4. Értékeld ki a leltárciklust és kezdd elölről

Minden leltárciklus végén szükség van egy átfogó értékelésre. Vizsgáljuk meg, hogy a kitűzött célok milyen mértékben valósultak meg, és elemezzük, mely intézkedések bizonyultak hatékonynak. Az értékelés és az aktuális üzleti célok alapján fogalmazzuk meg az új stratégiai célkitűzéseket és a folyamatot kezdjük elölről az első lépésnél.

Ez a ciklikus megközelítés biztosítja, hogy a veszteségmegelőzési programunk folyamatosan fejlődjön és igazodjon az üzleti környezet változásaihoz is.

Mit érhetsz el a következetes megvalósítással?

Ha a fenti lépéseket következetesen alkalmazod, az alábbi eredményekre számíthatsz:

  • Hatékonyabb erőforrás-felhasználás: A pontosan megtervezett és folyamatosan finomított intézkedéseknek köszönhetően a veszteségmegelőzési költségek hatékonyabban használhatók fel.
  • Trendelemzés a leltárcikluson belül: A rendszeres mérési és értékelési folyamatok lehetővé teszik, hogy már a leltárciklus során felismerd a kedvezőtlen trendeket és időben korrigálj.
  • Folyamatos fejlődés: Minden egyes ciklus végén tanulhatsz az elért eredményekből és az esetleges hibákból, így a következő leltárciklusban még hatékonyabbá válhatnak az alkalmazott módszerek.

Az átgondolt és következetesen megvalósított veszteségmegelőzési stratégia nemcsak a leltárhiányok csökkentésében segít, hanem hosszú távon hozzájárul a vállalat pénzügyi stabilitásához és versenyképességéhez is.

Azt hiszem lopnak az alkalmazottaim, mit tehetek?

Azt hiszem lopnak az alkalmazottaim, mit tehetek?

A rossz útra térő alkalmazottak (akikről ilyenkor már mint belső elkövetőkről szoktunk beszélni) rengeteg kárt okoznak a gazdasági szereplőknek világszerte. A munkáltatót megkárosító alkalmazott cégmérettől, vállalati kultúrától és ágazattól függetlenül, mindig mindenhol komoly problémát jelent. Ráadásul általánosságban elmondható, hogy a belső elkövetőknek (rossz útra tért alkalmazottaknak) könnyebb dolguk is van, hiszen:

  • ismerik a helyi viszonyokat (épületet, szokásokat, embereket, folyamatokat);
  • könnyen fel tudnak készülni a lopásra (vagy egyéb bűncselekményre), hiszen szabadabban mozoghatnak és több helyre be tudnak jutni egyedül is, mintha nem alkalmazottak lennének;
  • gyakran gyanú felett állnak, vagy legalábbis van feléjük egyfajta megelőlegezett bizalom.

Szintén fontos tudni ezekkel az esetekkel kapcsolatban, hogy (és ez különösen igaz mondjuk a kiskereskedelmi szektorra) az alkalmazottak által elkövetett lopások alapvetően ritkábbak, ugyanakkor sokkal több kárt okoznak mint azok az esetek, amikor egy külső elkövető (vagyis nem alkalmazott), által elkövetett lopásról beszélünk. Szintén rossz hír, hogy ezek a legritkább esetben egyszeri alkalmak, jellemzően egy lopás sorozatról beszélünk, ami hónapokig, vagy akár több évig is tart.

Mielőtt rátérnék arra, hogy mit tehet ilyen esetben a munkáltató, még egy rossz hírt kell leírnom. Ez ellen a jelenség ellen egyetlen cég sincs beoltva, mindenhol és bárhol előfordulhat, sőt elő is fordul. Sokkal gyakrabban, mint az ember gondolná.

Na de nézzük, hogy mit tehetünk abban az esetben, ha már felmerült bennünk a gyanú.

Ezeknek az eseteknek a felszámolása szakmai szempontból is komoly kihívást tud jelenteni, azok a tényezők, amik az alkalmazottak számára megkönnyítik a bűncselekményre való felkészülést és annak az elkövetését, egyszersmind megnehezítik a biztonsági szakemberek munkáját is, de természetesen ezek az esetek is megoldhatóak. Az első megválaszolandó kérdés, hogy pontosan mi az amit tudunk, mennyi a konkrétum és mennyi az, amit még nem tudunk megfelelően bizonyítékokkal alátámasztani. Ezek alapján 3 kategóriába sorolhatjuk be az eseteket:

  1. Csak a gyanú merült fel, de nincsenek igazi konkrétumok
  2. Van megalapozott feltételezés az elkövetőre és/vagy a módszerre vonatkozóan, de nincs egyértelmű bizonyíték
  3. Sziklaszilárd bizonyíték van arra, hogy ki, mit, hogyan követett el

Melyik esetben mit lehet tenni:

Természetesen, amikor még csak a gyanú merült fel, akkor a legnehezebb a helyzet. Ezekben az esetekben mindenképpen további adatgyűjtésre van szükség, a cél ilyenkor nem más mint eljutni a 2. vagy méginkább a 3. fázisba, amikor már vannak konkrétumok is a kezünkben. Ebben a fázisban – különösen, ha nagyon nincsen olyan nyom, amin el lehetne indulni – esetleg lehet cél az, hogy a feltételezett elkövető megijedjen a nyomozástól és abba hagyja a tevékenységét, de ezek ritkán hoznak hosszútávú eredményt. Ezt csak olyan estekben javaslom, amikor a vállalkozás szempontjából rendkívül alacsony kockázatú cselekményről van szó, pl.: a munkavállalók egymástól lopnak a közös hűtőből. Nyilván ez is olyan, amit meg kell oldani, de itt elegendő lehet egy látványos vizsgálat lefolytatása, ami azt eredményezheti, hogy az elkövető a lebukástól tartva inkább felhagy a cselekménysorozattal.

Azokban az esetekben, amikor már komoly bizonyítékokkal rendelkezünk, a gyanús személyre és/vagy egyes időszakokra, folyamatokra vonatkozóan (de ezek még nem elegendőek arra, hogy egy bírósági eljárásban is megállják a helyüket), akkor van egy döntési pont a vállalatok számára. Az egyik opció, hogy tovább folytatjuk az adatgyűjtést és az elemző-értékelő munkát saját erőforrásokra támaszkodva annak reményében, hogy sziklaszilárd bizonyítékot sikerül majd feltárni, a másik opció, hogy ezen a ponton bevonjuk a hatóságot és feljelentést teszünk a rendőrségen. Ez utóbbi esetben mindenképpen az a javaslatom, hogy ismeretlen tettes ellen tegyük meg a feljelentést, minden kétséget kizáró bizonyíték hiányában nem javasolt senkit meggyanúsítani. A feljelentést meg lehet tenni úgy is, hogy az illető ne legyen megnevezve, de minden olyan körülmény pontosan vázolva legyen, ami a mi gyanúnkat megalapozza, ez egyértelművé teszi a helyzetet a rendőrség számára is és felgyorsíthatja az általuk lefolytatott nyomozást is. Ezen a ponton meg kell jegyeznem, hogy a hatósági vizsgálat nem feltétlenül fogja az általunk elvárt eredményt hozni, tudomásul kell venni, hogy a rendőrség rendkívül leterhelt és a számunkra komoly problémát jelentő ügy elképzelhető, hogy nem lesz majd kiemelt prioritású a hatóság számára.

Ha már egyértelmű, közvetlen és minden kétséget kizáró bizonyítékunk van, akkor már csak el kell dönteni, hogyan szeretné kezelni a döntéshozó, illetve a károsult vállalat a helyzetet. Általában igaz lehet, hogy a társadalom szempontjából akkor járunk el helyesen, ha hivatalos útra tereljük az esetet és feljelentést teszünk a rendőrségen. Azonban a megkárosított szervezetnek nem feltétlenül ez a legelőnyösebb megoldás, sokszor születik az a döntés, hogy az elkövetőt szembesítik a tényekkel, majd születik egy megegyezés a munkaszerződés felbontásáról. Ez általában egy gyors megoldása szokott lenni a problémának, ugyanakkor ez azt is jelenti, hogy az elkövető gyakorlatilag megússza a bűncselekmény elkövetését, gond nélkül jelentkezhet a következő munkáltatóhoz, ahol majd hasonló bűncselekményeket követhet el, amint kiismerte az ottani rendszert.

Összefoglalva az alkalmazottak által elkövetett lopásokkal kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat elmondhatjuk, hogy:

  • A belső elkövetőknek könnyebb dolguk van a bűncselekményekre való felkészülésben és azok elkövetésében egyaránt;
  • Ritkán beszélhetünk egyszeri esetről, jellemzően, ha egy alkalmazott rossz útra tér, akkor rendszeresen, sokszor hónapokon, vagy akár éveken keresztül megkárosítja a munkáltatóját;
  • A belső elkövetők felderítése és ezáltal a probléma megszüntetése pont azért problémás, amiért az elkövetőknek könnyebb dolguk van;

A probléma felszámolásakor fontos, hogy a munkáltató pontosan tudja, hogyan kívánja kezelni a helyzetet, mennyire fontos számára, hogy egy hivatalos hatósági/bírósági eljárás is lefolytatásra kerüljön.